Lean Management: Das Regelwerk des effizienten Arbeitens

Schlägt man einen Management-Ratgeber auf, stößt man früher oder später auf den beliebten aber oft missverstandenen Ratschlag: „Halte die Prozesse schlank!“

Aber was bedeutet „schlank“? Und wie ist dieser Begriff in die moderne Arbeitswelt einzuordnen, in der sich Manager vor der Herausforderung sehen, ein Höchstmaß an Ergebnisqualität zu erzielen – und das nicht nur jederzeit kosten- sondern auch zeiteffizient. Wie soll es da gelingen, Prozesse möglichst „schlank“ zu halten?

Was auf den ersten Blick vielleicht nach einem Widerspruch aussieht, ist eigentlich der Schlüssel zu einem wirkungsstarken Management. Denn „schlank halten“ heißt nicht verzichten, sondern überflüssige Zeitfresser und unnötigen Ballast loswerden und damit schneller, agiler und wesentlich fokussierter vorgehen.

Mit diesem Grundsatz beschäftigt sich Lean Management. Es vereint praktische Methoden und Denkprinzipien, welche Managementprozesse möglichst effizient gestalten.

Vorbild ist die Produktionskette der Toyota-Werke aus Japan, welche sich entgegen des Marktsegments sehr mit prinzipiellen statt mit technischen Verfahren beschäftigt. Der Sprung von der japanischen zur westlichen Industrie gelang durch Forscher des MIT, unter anderem James P. Womack, die das System in ein branchenunabhängiges Führungs- und Managementtoolset übersetzten, das Kosten, Fehler und Verschwendung vermeiden und Qualität optimieren soll.

Dieses System hält sich bis heute erfolgreich in den großen Organisationen des Silicon Valley und auch Deutschland zieht nach kleinen Startschwierigkeiten in den Nullerjahren nach. Auch hierzulande ist die Methode vor allem in der Auto- und anderen Produktionen vertreten. Die Grundsätze, so Womack, lassen sich aber in alle Branchen übertragen, da es sich vor allem um eine Sache der mentalen Einstellung handele.

Die Quintessenz des Lean Managements

Es ist egal, in welchem Bereich du arbeitest – die Ziele des Lean Managements sind immer gleich: Überflüssiges wird vermieden! Das heißt, du löst nur Probleme, die du auch wirklich hast – oder dein Kunde. Denn der Fokus liegt immer auf dem Kunden.

Das ist auch die Perspektive, die du einnehmen solltest, wenn du deine Prozesse auf Lean Management anpassen möchtest: „Braucht der Kunde dieses Feature wirklich?“, „Ist die Bedienung für den Alltag des Kunden auf diese Weise leicht oder sollte sie in der Produktentwicklung doch anders gestaltet werden?“, „Wieviel kann der Kunde für dieses Produkt zahlen und welche Qualität erwartet er dafür?“

Die andere Perspektive auf die Prozesse ist die des Unternehmens: „Können wir mit dieser Strategie wettbewerbsfähig bleiben?“, „Wieviel müssen wir mit Produkt X mindestens verdienen, um profitabel zu bleiben?“, „In welchen Bereich müssen wir investieren?“

Die Schnittmenge beider Perspektiven ist das, wodurch Prozesse effektiv und zukunftssicher gemacht werden – die Quintessenz des Lean Managements.

Gestaltungsansätze für Lean Management

Bis hierhin klingt das alles ziemlich abstrakt und bietet nur grob Orientierung für Führungskräfte und Mitarbeiter. Denn wo fängt man an, wenn man alle Prozesse im Unternehmen auf Lean umstellen möchte? Und was sind die wirklich grundlegenden Wirkungshebel?

Folgende Liste aus dem Lean Management Bestseller „Organisation gestalten von Friedrich Graf-Götz, Hans Glatz bietet viele einfache Gestaltungssätze, mit denen du deine Prozesse im Handumdrehen lean gestalten kannst. Hier sind die 5 vermutlich wichtigsten:

• Fokussiere dich auf deine Stärken und die Stärken deiner Mitarbeiter
• Betrachte die Qualität deiner Ergebnisse (Produkt, Dienstleistung) immer als verbesserungswürdig (hier kannst du dich am Grundsatz des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses, KVP, orientieren)
• Ändere die Kultur deiner Person/deines Teams/deiner Abteilung/deines Unternehmens hin zur Eigenverantwortlichkeit und gib deinen Mitarbeitern das Recht, Dinge in ihrem Arbeitsbereich selbst zu entscheiden (Schau dir hierzu gern unseren Artikel zum Prinzip der Eigeninitiative von Mitarbeitern an)
• Betrachte Führung als Service am Mitarbeiter und statte deine Führungskräfte mit den nötigen Fertigkeiten aus, gut führen zu können
• Gestalte Kommunikations- und Feedbackstrukturen offen und klar

Schritt für Schritt: So gehst du im Lean Management vor

1. Das Produkt aus Sicht des Kunden erzeugen

Diesen Punkt kennst du bereits aus unserem Beispiel: Stimme deine Produkte auf Bedürfnisse des Kunden ab – und zwar in allen Belangen. Kennst du schon Design Thinking? Eine tolle Methode, die dir hilft, Produkte für deine Kunden zu bauen.

2. Den Produktstrom identifizieren

Hier stellst du fest, was es zur Erzeugung dieses Produktes brauchst. Also materielle, personelle und zeitliche Ressourcen – von der Ideenfindung bis zum Lieferprozess. Damit kennst du den „Strom“, den das Produkt im Unternehmen durchläuft und alle seine Stationen und Berührungspunkte.

3. Den Produktstrom optimieren

Kennst du den Strom des Produkts, kannst du endlich anfangen, die Prozesse innerhalb dieses Stroms zu optimieren, um ihn zu unterstützen. Das Besondere an dieser Denkweise ist, dass nicht mehr in Abteilungsgrenzen gedacht und verbessert wird, sondern im Produktstrom. Es ist wie bei einer Flussbegradigung: Die ganzen Kurven und Knicke werden ausgebessert, Engpässe entzerrt, Unebenheiten werden mit Schleusen fahrbar gemacht und endlich läuft es schneller!

4. Das Pull-Prinzip einführen

Auch das Pull-Prinzip fordert ein Umdenken bei alteingefahrenen Unternehmensprozessen: Statt möglichst viel an einem Tag zu arbeiten, arbeitest du möglichst klug an einem Tag. Hier kommt Kanban ins Spiel, eine Methode, welche dir hilft, Aufgaben und Prozesse zu priorisieren. Das bedeutet, du arbeitest genau dann an etwas, wenn es relevant ist, und gehst nicht etwa in Vorleistung.

5. Perfektion anstreben

Warum nicht Perfektion erreichen? Weil sie in der Lean-Welt nicht existiert, denn der wichtigste Grundsatz ist: Alle Produkte sind immer verbesserbar. Dabei sind deine Mitarbeiter dein wichtigstes Kapital. Niemand kennt die Prozesse und Produkte besser als sie. Frage also sie, wo sie Potenziale oder Fehler sie. Oder besser noch, halte sie dazu an, aktiv mit solchen Ideen auf dich zuzugehen!

Stillstand ist Rückschritt, Erich Kästner

Was ist deine Meinung zu Lean Management? Viele Kritiker haben die These, dass sich eine solch extreme Ausrichtung auf Kundenwünsche in vielen Geschäftsfeldern überhaupt nicht möglich sei. Auf der anderen Seite gilt natürlich, dass es sich hierbei nicht um einen Trend handelt – denn die gesamte Geschäftswelt wandelt sich bereits in diese Richtung und das muss sie auch, um die Herausforderungen von VUCA meistern zu können.

Falls du mehr zum Thema lesen willst, schau dir das Interview mit Kathrin an, in der sie über ihre Auffassung zum Umgang mit VUCA darstellt.