Heute Retro, morgen besser – die Retrospektive

In einem Sprint passiert unglaublich viel, jeder Tag ist voll mit ersten Erfahrungen, neuen Eindrücken, Erfolgen und dem ein oder anderen Fail. Am Ende ist zwar das Ergebnis entscheidend, aber … was ist eigentlich mit den ganzen Learnings, die einem unterwegs begegnet sind?

Eine Retro hilft dir und deinem Team dabei, einen Sprint noch einmal genau zu betrachten und festzuhalten: Was waren die „Do’s und Dont’s“ im Projekt und was waren „Never Do again(s)?“

Damit könnt ihr den Sprint – oder die Phase eines Sprints – nicht nur perfekt abschließen, ihr bereitet den nächsten auch schon mal vor, indem ihr unnötige Schritte aus eurem Sprintprozess entfernt oder hilfreiche Tools gleich von Anfang an eingesetzt.

Übrigens erwartet dich ganz am Ende eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Durchführung einer Retro!

How-to Retro – so funktioniert die Retrospektive

Um eine Retro optimal in deinem Team zu etablieren und die besten Lösungen für euch herauszuholen, solltest du drei Phasen beherzigen. So verhinderst du Widerstände aus deinem Team und kannst gleichzeitig sicherstellen, nichts zu übersehen.

Das sind die drei wesentlichen Phasen einer Retrospektive:

1. Exzellente Vorbereitung – so sieht die Theorie aus

Ein Retroboard (ähnlich aufgebaut wie eine große Mind-Map) besteht aus 2-7 Feldern bzw. Kategorien. Welche Kategorien du für euch passend findest oder unbedingt anwenden willst, entscheidest du selbst. Für den Anfang können zwei Kategorien (gut und schlecht) übrigens wunderbar ausreichen. Ansonsten findest du hier Inspiration für mögliche Diskussionspunkte:

• weniger davon
• damit beginnen
• damit aufhören
• mehr davon
• beibehalten
• danke sagen
• Alternative suchen

In diese Kategorien ordnet ihr in der Retro Handlungen, Prozesse oder Maßnahmen ein, die ihr im Sprint durchgeführt oder angewendet habt. Zum Beispiel Gruppenarbeit – war sie hilfreich oder für euren Sprint eher redundant? Oder das Online-Tool, mit dem ihr euren Sprint gestaltet habt – war es gut oder braucht es eine Alternative? Was ist mit dem Catering an den Projekttagen – hätte das Geld nicht besser investiert werden können oder war es super hilfreich, um Zeit zu sparen?

Die Antworten auf diese Fragen können für den nächsten Sprint spielentscheidend sein und sollen in deinem Team offen diskutiert und gebrainstormt werden.

Dafür könnt ihr anschauliche Schaubilder hernehmen, durch die die Retro einen spielerischen Touch bekommt und sich damit ins Gedächtnis brennt. Der Kreativität sind dabei keine Grenzen gesetzt.

Ein Klassiker ist der Seestern. Das Schaubild hat fünf Zacken, jeder Zacken steht für einen Bereich. Ihr sortiert: Welche Maßnahme im Sprint gehört in welchen Bereich:

• Mit dieser Maßnahme müssen wir aufhören
• Von dieser brauchen wir weniger
• Diese Maßnahme sollten wir behalten
• Von der brauchen wir mehr
• Mit dieser Maßnahme sollten wir unbedingt beginnen …

Der Drache ist auch beliebt, da er so selbsterklärend ist. Ein Bereich symbolisiert den fliegenden Drachen, der andere Bereich die elektrische Leitung, in der er sich auf seinem Flug verfängt. Hier unterscheidet ihr nach Maßnahmen, die euer Projekt zum Fliegen gebracht haben und Maßnahmen, in die ihr euch verheddert habt.

Das Schaubild eines Segelboots dagegen unterscheidet zwischen dem Wind in den Segeln und dem Anker, der einem am Weiterkommen hindert. Dasselbe gilt für einen Rennwagen und seinen bremsenden Fallschirm.

Wir haben hier Beispiele für die Aufmachung eines Retroboards gesammelt. Vielleicht ist auch etwas für dich dabei?

2. Setting schaffen – gib deinen Mitarbeitern Kontext

Setze dich am Ende eines Sprints oder einer beliebigen Sprintphase mit den Beteiligten des Sprints zusammen und bespreche, was die Grundsätze des Sprints sind. Das schafft eine sichere Gesprächsatmosphäre und klare Ergebnisse.

Wenn das Setting klar ist und alle Beteiligten verstanden haben, worum es geht, kann es auch schon losgehen!

3. Durchführen – Reflektieren darf auch Spaß machen!

Du hast dein Schaubild gewählt und das Setting geschaffen, dann ist es jetzt an der Zeit, zum Brainstormen, Reflektieren und Kritisieren überzugehen.

Bestenfalls hast du dein Schaubild bereits im Vorfeld auf eine Tafel, Leinwand oder Ähnliches gemalt oder du hast es als Poster bereit zum Einsatz. Die Vorlagen kannst du dir aus dem Netz ziehen oder du wirst selbst kreativ – von pragmatisch bis ausgefallen darf alles dabei sein!

Und dann: Lass die Energie fließen – Reflektieren darf auch Spaß machen!  

Vor der Retro ist nach der Retro 

Mit dem Brainstorming ist es nicht getan – zum Glück! Denn nach der Retro ist vor der Retro … ähm, vor dem nächsten Sprint! Nutze die Ergebnisse aus der Retrospektive, um deinen nächsten Sprint auf die Bedürfnisse deines Teams anzupassen. Wenn weniger oder mehr Gruppenarbeit gewünscht wurde, beherzige das in Zukunft. Wenn größere Räume, ein anderes Tool, mehr Zeit, größere Teams, kleinere Iterationszyklen, präzisere Ziele oder was auch immer gewünscht werden, setze es um!

Genauso solltest du darauf Wert legen, Unerwünschtes loszuwerden. Das heißt: Wenn es einen Prozessschritt gab, der eher ausbremsend gewirkt hat, dann weg damit!

Oder kurzgesagt: Gestalte deinen nächsten Sprint einfach effektiver!

Wenn du jetzt mit deiner Retrospektive loslegen willst, hol dir hier die Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Durchführung!