3 Aspekte erfolgreicher Digitalisierung – mach deine Mitarbeiter fit!

Für mich ist es spannend zu beobachten, wie rasant die Umstellung auf digitale Technologien in Unternehmen voranschreitet. Wo man vor 5 bis 10 Jahren noch Vorreiter war, wenn in der Teamkommunikation ein Chat integriert war, gehört nicht nur der heute in den meisten Abteilungen längst zum Standard.

Viele Unternehmen stellen sich allerdings nach wie vor der Herausforderung, auf die Welle der Digitalisierung aufzuspringen, um konkurrenzfähig zu bleiben. Um das zu erreichen, müssen sie eine nachhaltige Integration von digitalen Technologien bewerkstelligen.

Durch den Kontakt zu unseren Kunden erlebe ich regelmäßig, dass das Potenzial der Digitalisierung nicht optimal umgesetzt wird. Besonders 3 Aspekte haben in meinen Augen die Tendenz, von einer Chance der Digitalisierung schnell in ein eigentlich vermeidbares Risiko umzuschlagen. Ich habe konkrete Anregungen für dich und die Digitalisierungsstrategie in deinem Unternehmen gesammelt, die helfen, diese Risiken zu umgehen – und die Chance in ihnen optimal zu nutzen.

1. Digitalisierung bietet eine Revolution in der Struktur – aber nur, wenn alle mitziehen!

Eine gelungene Digitalisierung führt im Unternehmen zu einer Revolution der Strukturierung. Prozesse sind effizienter, Tools bieten nicht nur eine übergreifende Kommunikation, sondern auch Transparenz. Über allem steht die Chance, Informationen jederzeit griffbereit zu haben. Für viele – besonders für die Angehörigen der Generationen Y und Z – hört sich das ganz danach an, dass alles viel, viel leichter wird.

Die Krux ist hier aber, dass sich das für andere Generationen oft erstmal nicht so anfühlt. Hier lohnt sich ein Perspektivenwechsel! Denn nach außen hin kann der spielerische Umgang mit neuen Technologien furchtbar kompliziert wirken, gerade dann, wenn die Grundstrukturen völlig fremd sind. Avatare, Kommunikation in Echtzeit, Open Source – sind diese Begriffe nicht von Jugend an eine Selbstverständlichkeit, ist der Druck, nicht abgehängt zu werden, enorm.

Wie du deine Mitarbeiter hier ganz gezielt unterstützen kannst, sieht folgendermaßen aus:

• Nur die Besten der Besten! Gerade beim Startschuss der digitalen Unternehmensstrategie kann es besser sein, nur wenige, einfache Tools einzusetzen. Oft machen 3 Tools, die mehrere Anwendungsbereiche abdecken, mehr Sinn als 10 hochspezifische Apps. Das hat auch den Vorteil, dass man sich in weniger neue Softwares einarbeiten muss und der Überblick nicht verloren geht.
• Es kann sinnvoll sein, die Aufbereitung von Tools, also die Auswahl der Features in der Anwendung (oft in verschiedenen Abo-Modellen buchbar), Installation und Kontenerstellung, zentral zu steuern und für die Mitarbeiter vorzubereiten. Wer ist im HR-System Admin, wer nur Anwender? Diese Vorbereitung dient nicht nur der Datensicherheit, sie hemmt auch die Berührungsangst – denn eine neue Software, die meinen Namen schon kennt, wirkt doch gleich viel sympathischer, oder nicht?

2. Digitalisierung bietet unendliche Chancen zur Weiterentwicklung – man muss sie nur ergreifen!

Bei aller Vorbereitung ist auch die beste Digitalisierungsstrategie zum Scheitern verurteilt, wenn in deinen Mitarbeitern nicht die Haltung entsteht, sich auf sie einzulassen. In diesem Fall nützt es auch nichts, wenn die Digitalisierungsbeauftragten jeden einzelnen ins Ziel tragen und immer wieder ermahnen müssen, wenn am Ende doch keine nachhaltige Dokumentation in der Online-Datenbank stattgefunden hat.

In diesem Fall ist die Initiative der Mitarbeiter gefragt. Diese kannst du als Arbeitgeber fördern, indem du ihnen die vielzähligen Chancen zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung aufzeigst, die sich online bieten. Sobald klar wird, dass die Chancen jedem zur Verfügung stehen, steigt die Motivation, Energie ins Erlernen der neuen Technologien zu stecken. Das bedeutet aber nicht, dass du deinen Mitarbeitern alles vorkauen solltest. Im Gegenteil:

• Verlange Einsatz! Hier ist vorstellbar, dass du deinen Mitarbeitern bei Einführung eines neuen Tools eine Checkliste vorgibst, zum Beispiel die Erstellung eines Avatars, das Einpflegen eines ersten Testbeitrags oder das Versenden einer Vorstellungsnachricht. Durch die Personalisierung entsteht Vertrauen in das Produkt.
• Mach sie zu ihren eigenen Problemlösern. Statt deine Mitarbeiter Punkt für Punkt durch die Lösung für eine Schwierigkeit zu führen, lass sie die Sache selbst angehen. Möglicherweise kannst du ihnen einen hilfreichen Link an die Hand geben, über den sie weiterkommen. Dadurch entwickeln sie nicht nur digitale Handlungskompetenz, sie bemerken auch, welche Möglichkeiten das Netz als Lösungspool bietet.

Das Internet lernt man nur im Internet.

Wenn du das Einrichten neuer Tools spielerisch gestaltest, kommt der Ehrgeiz zur Weiterentwicklung ganz von allein. Plötzlich ergeben sich völlig neue Wege, sich selbst zu befähigen, an Informationen zu gelangen und Probleme zu lösen. Das Hoch des Erfolgserlebnisses wird nicht lange auf sich warten lassen.

3. Die Vorteile der Digitalisierung ergeben sich erst durch neue Kompetenzen

Digitale Arbeitsmethoden verlangen von deinen Mitarbeitern andere Kompetenzen als analoge. Beherrscht man diese Kompetenzen nicht, wandeln sich die Chancen der Digitalisierung schnell zum Risiko. Deshalb ist es für dich als Arbeitgeber wichtig, folgende Message zu senden: Digitales Handwerk muss wie jedes andere erlernt werden, um den Job richtig machen zu können.

Nur 3 Beispiele, um diesen Punkt deutlich zu machen, sind diese:

• Durch Echtzeitkommunikation ist der Handlungsdruck gestiegen. Mails werden spätestens am Folgetag beantwortet, Entscheidungen in scheinbar rasanter Geschwindigkeit getroffen. Hier sind von deinen Mitarbeitern optimierte Selbstorganisation und konkrete Handlungsstrategien gefordert. Diese sind wichtig, um sich gegen den Stress zu wappnen und den Situationen entsprechend richtig zu agieren.
• Das Internet bietet auf jede Frage eine Antwort – im Zweifel sogar 30 verschiedene, widersprüchliche und mindestens 10 davon sind entweder falsch oder nicht richtig. Hier ist es nicht nur im Berufsleben notwendig, Quellen kritisch zu hinterfragen und Suchergebnisse einzuordnen. Dass es Mut fordert, sich des eigenen Verstandes zu bedienen, wusste schon Immanuel Kant. Heute ist dieser Gedanke wichtiger denn je.
• Unendlich viele Möglichkeiten zu haben, bedeutet auch, annähernd unendlich viele Möglichkeiten ausschlagen zu müssen. Die Fähigkeit, den Fokus auf echte Bedürfnisse, Werte und Ziele zu halten, statt sich in der Auswahl zu verzetteln, ist in der digitalen Welt entscheidend.

Wenn du die Digitalisierung deines Unternehmens erfolgreich machen willst, liegt es also nicht nur in deiner Verantwortung als Arbeitgeber, für all deine Mitarbeiter einen durchführbaren Einstieg in die Technik zu gestalten. Mindestens ebenso wichtig ist es, deinen Mitarbeitern Zugang zur Entwicklung echter Kompetenz zu ermöglichen. Denn, was die Technologisierung paradoxerweise am stärksten fordert, ist eine starke Persönlichkeit, die sich ihre Chancen zunutze macht und Prozesse geschickt steuert.

Zusammenfassend ist mein Standpunkt, dass eine Digitalisierungsstrategie nur erfolgreich sein kann, wenn du deine Mitarbeiter von Anfang an richtig einbindest. Konkret sieht das in den 3 Aspekten so aus:

• Gestalte den Einstieg so leicht wie möglich
• Erzeuge Initiative
• Fördere Kompetenzen des digitalen Arbeitens

Welcher der 3 Punkte konnte bei dir das größte Umdenken erzielen? Vielleicht konnte ich dir ja schon die ein oder andere Idee geben, wie du ihn in deinem Unternehmen umsetzen kannst.