OKR – so führt ihr in Zukunft

Offene Zielsetzung und klare Ergebnismessung – das ist es, worauf OKR im Wesentlichen basiert. Das moderne Tool soll Führungskräften und Teams dabei helfen, ihre Ziele (Objectives) zu managen und sie durch die Analyse von Ergebniszahlen (Key Results) zu messen. Eines der Grundprinzipien ist dabei die öffentliche Darstellung der OKR-Kennzahlen, denn jeder im Unternehmen soll sie einsehen und verstehen können. Was steckt hinter diesem System und ist es so wirkungsvoll, wie es der aktuelle Trend um OKR vermuten lässt? Ich habe mir das Management-System genauer angeschaut.

Was ist OKR?

Die 2 wichtigsten Grundpfeiler von OKR sind dir garantiert schon bekannt. Egal ob du selbstständig tätig oder angestellt bist, im Team oder allein arbeitest – wenn du erfolgreich sein willst, wirst du dir früher oder später die folgenden Fragen stellen müssen:

1. Was ist mein Ziel?
2. Wie kann ich messen, ob ich es erreicht habe?

Diese Fragen werden dann in die OKR-Formel gegossen, die so aussieht:

Objective (Qualitativ formuliertes Ziel, das beschreibt, WAS erreicht werden soll)

Beispiele:

• Unsere App soll die erfolgreichste Sprachlern-App in Deutschland werden.
• Wir erzeugen eine große Marke mit internationalem Wiedererkennungswert.
• Wir bekommen ein präzises Verständnis für unsere Kernkundengruppe.
• Unternehmensprozesse werden auf agile Methoden umgestellt

„Qualitativ“ bedeutet größer, besser, schneller, einfacher, schöner – das Ziel soll Kreativität steigern und inspirieren, deshalb verzichtet es auf konkrete Zahlen.

Key Result (Quantitativ formuliertes Ergebnis, das beschreibt, WIE es erreicht und gemessen werden soll)

Beispiele:

• Innerhalb der nächsten 3 Jahre mehr als 4 Millionen Downloads deutschlandweit.
• Seitenaufrufe bei organischer Googlesuche werden auf 10.000 monatlich gesteigert.
• Durch halbjährliche Kundenumfragen mit 500 Befragten bekommen wir Einsicht in Probleme, Wünsche und Vorlieben unserer Hauptkundengruppe
• Wir bilden uns bis Ende September 2020 in drei digitalen Weiterentwicklungsangeboten zu den Themen OKR, Lean Management und Design Thinking weiter

„Quantitativ“ bedeutet im Jahr 2008, um 25%, 20.000 mehr User … hier kommen echte Zahlen und messbare Werte zum Einsatz.

Die Antworten auf diese Fragen bilden die Basis für deine Strategie, unabhängig davon, ob du mit ihren Ergebnissen ein Team oder ein ganzes Unternehmen organisieren willst.

In der Praxis sieht ein gelungenes OKR-Management so aus, dass über verschiedene Ebenen hinweg – von der Geschäftsleitung, über das Management, Abteilungen und Teams bis hin zum einzelnen Mitarbeiter – Ziele definiert werden, die alle dem großen Gesamtziel zuarbeiten. Typischerweise ist dieses das Unternehmenswachstum. Sind die Ziele erfasst und aneinander angepasst, werden auf jeder einzelnen Ebene die Strategien zur Zielerreichung und der Messwert definiert. So entsteht ein Zielerreichungsindikator, der für alle verständlich und nachvollziehbar wird.

Ein Praxisbeispiel zur Anwendung von OKR

An einem Beispiel wird es besonders deutlich: Stell dir vor du bist Teamleiter einer großen Social Media Agentur, die mehre Freizeitparks betreut. Das Unternehmensziel ist für das nächste Quartal so definiert: „Unsere Kundenzufriedenheit soll den besten Wert im gesamten Konkurrenzumfeld aufweisen“. Jede Abteilung in deinem Unternehmen muss mit dieser Vorgabe nun wiederum für sich Ziele definieren und Maßnahmen ergreifen, um das große Unternehmensziel umzusetzen. Dein Team ist für die Betreuung der Facebook-Kanäle euer Kunden zuständig, also setzt du dich mit deinem Team zusammen, um die Strategien für jeden einzelnen Kunden anhand aussagekräftiger OKR-Kennwerte zu definieren. Eure Zahlen könnten so aussehen:

1. Das Kundenprofil soll den besten Reichweitenwert aller Freizeitparks in Deutschland haben.
2. Die Posts auf dem Facebook-Profil von Kunde XY sollen 35% mehr Reichweite im 3. Quartal im Vergleich zum vorherigen Quartal erzielen.

Aus der OKR-Formel übersetzt: „Die Reichweite des Kunden erreicht den besten deutschlandweiten Wert, was wir an 35% Steigerung im 3. Quartal messen können.“

Auf Grundlage der Team-Kennzahlen ergibt sich nun die kreative Strategie, um dieses Ziel zu erreichen. Wie sollen die Posts auf dem Profil aussehen, wie können wir mehr Interaktion erreichen? Am Ende des Quartals könnt ihr anhand des Zielerreichungsindikators, den ihr definiert habt, ablesen, ob eure Strategie aufgegangen ist. Ebenfalls wird sich mit den gebündelten OKR-Kennzahlen aller Teams und Abteilungen deines Unternehmens zeigen, ob ihr die Kundenzufriedenheit tatsächlich zur besten des gesamten Konkurrenzumfelds steigern konntet.

Der OKR-Effekt

Das klingt bis hierhin überhaupt nicht kompliziert und genau darin steckt die große Stärke von OKR: Es leicht verständlich. Und das soll es auch sein, denn OKR setzt darauf, dass die Zahlen – also die von dir und deinem Team definierten Strategien plus eure Ergebnisse – im gesamten Unternehmen einsehbar und bewertbar sind. Das bedeutet, dass jeder Mitarbeiter genau weiß, ob eure Strategie erfolgreich ist, und wenn ja, wie erfolgreich genau sie ist. Das gilt für jede Abteilung und jeden Bereich, denn alle OKRs im Unternehmen werden offengelegt. Am Ende setzt sich ein Gesamtbild aus vielen kleinen Kennzahlen zusammen und bildet den Überblick sämtlicher Managementprozesse im Unternehmen ab.

Damit das klappt, sind ein paar Richtlinien zu beachten:

• Die Strategieplanung sollte kurz, prägnant und klar formuliert sein
• Wo möglich, sollten reale Zahlen bei den Key Results zum Einsatz kommen
• Ziele werden ambitioniert formuliert, denn am Ende steht das Wachstum im Vordergrund
• In der Regel sind 70-90% Zielerreichungsquote üblich
• Das System muss regelmäßig durch Reviews und Meetings bewertet und angepasst werden
• OKR dient der Transparenz und nie der Bewertung von Einzelpersonen
• Deshalb sollte es nie an ein Boni- oder Sanktionen-System gekoppelt werden

Bei allen Richtlinien ist OKR aber kein „One Size fits all“-System, sondern lebt davon, dass es von jedem Unternehmen oder Geschäftszweig an die eigenen Bedürfnisse angepasst wird. So können es – in der Theorie – Marketingagenturen nutzen, aber auch freischaffende Künstler.

Wofür ist OKR gut?

Wie schon beschrieben sollen OKR-Zahlen neben der Selbstkontrolle vor allem für mehr Transparenz in Unternehmensprozessen sorgen. Durch die Offenheit konnte Google, einer der Pioniere der OKR, viele positive Effekte verzeichnen, denn plötzlich wurde den Mitarbeitern nicht nur bewusst, was sie tagtäglich umsetzen, sondern vor allem auch, warum sie es tun. Die Vision wurde durch die Konkretisierung in Zahlen so greifbar, dass Motivation und Umsetzungsenergie im gesamten Unternehmen zunahmen. Es wurden neue und unerwartete Erfolgsfelder entdeckt, Fehler wurden vermieden oder rechtzeitig erkannt und die Ressourcenplanung wurde einfacher. Kurz: Das Unternehmen handelte agil!

Daneben stellen weitere Experten der Methode fest, dass auch die Kommunikation – und das nicht nur auf der Fachebene – in Unternehmen, die OKR anwenden, zunimmt. Denn visualisierte Gemeinschaftserfolge sorgen selbst in Megakonzernen für ein gestärktes Wir-Gefühl.

Auch für dich als Führungskraft haben die Kennzahlen der OKR eine besondere Relevanz, denn sie sind gerade in größeren Unternehmen wichtig, um die Arbeit deiner Mitarbeiter und die Prozesse deiner Abteilung sicher einschätzen zu können, ohne dabei selbst Fachexperte auf dem jeweiligen Gebiet sein zu müssen.

Hat das OKR-System auch Nachteile?

Die Nutzung eines so offenen und auf Transparenz ausgelegten Systems birgt natürlich auch Nachteile, denn oft wird bei falscher Rahmensetzung durch den Manager Konkurrenzdenken und Druck bei den Mitarbeitern gefördert. Im Härtefall kann das zu Widerständen und Blockaden führen, die sehr schwierig aufzulösen sind, da das Vertrauen in OKR verloren ist und das Potenzial des Managementsystem als unglaubwürdig verkannt wurde.

Solltest du also planen, OKR für dein Unternehmen oder dein Team einzusetzen, dann achte darauf, das System richtig zu framen und klare Spielregeln festzulegen. Denn wie bereits erläutert, setzt OKR eben nicht auf die Bewertung oder den direkten Vergleich von Einzelpersonen! Erst wenn das wirklich objektiv und subjektiv von jedem einzelnen verstanden wurde, ist es „sicher“, OKR anzuwenden.

Ich habe schon in zwei Firmen gearbeitet, in der die Kennzahlen in Echtzeit im Abteilungsflur neben den Badezimmern bzw. direkt in der Teamküche über einen großen Bildschirm geflimmert sind. Beide Orte waren meiner Meinung nach eher ungeschickt gewählt, um ein OKR-Board zu platzieren. Pausenräume sollten dazu da sein, kurz abschalten zu können und Energie für die nächste Arbeitsphase zu tanken – wenn man dabei immer die eigenen Kennzahlen im Blick hat, geht dieser Effekt natürlich verloren.

Stattdessen könnten die Kontrollboards im Eingangsbereich deines Unternehmens platziert werden. So kann jeder Mitarbeiter vor und nach der Arbeit checken, wie es in seinem Bereich aussieht, ohne ständigen Leistungsdruck zu verspüren. So machen es beispielsweise Facebook und Google in ihren Headquarters und in vielen ihrer Zweigstellen.

Weitere Herausforderungen des OKR-Systems sind diese:

• Steigt man ins OKR-Management mit zu vielen oder zu hoch gesetzten Zielen ein, entstehen Überforderung und Frustration bei Mitarbeitern und Verantwortlichen.
• Die Anwendung von OKR sollte selbst ein klar definiertes Ziel haben – es anzuwenden, nur um es anzuwenden und dadurch modern zu wirken, ist nicht sinnvoll.
• OKR spart auf lange Sicht viel Zeit im Management, man muss aber bedenken, dass die Integrierung anfangs sehr viel Zeit schluckt.
• OKR muss in die Unternehmensphilosophie passen – nur wenn Bereitschaft zur Veränderung und ein agiles Grundverständnis von Managementprozessen besteht, kann es sein Potenzial entfalten.
• In großen Unternehmen sollte der OKR-Prozess von mehreren Mitarbeitern betreut werden (OKR-Master, Ambassador und Champion), was kostenintensiv ist. Hier sollte die Investition dem Nutzen für das Unternehmen gegenübergestellt werden.

Was ist das Fazit?

Das Modell wird bereits in vielen Branchen und Unternehmen sehr erfolgreich eingesetzt. Google arbeitet seit 1999 damit, Intel war einer der ersten OKR-Vertreter und auch LinkedIn und Zygna arbeiten mit dem Managementsystem. Allen gemeinsam ist eine große Wachstumsrate, die den Erfolg von OKR belegt.

Allerdings solltest du OKR auf keinen Fall überstürzt anwenden, sondern ganz bewusst analysieren, ob das System für dich und deine Bedürfnisse sinnvoll ist. Ebenfalls solltest du bei der Einführung des Systems in deinem Unternehmen oder deiner Abteilung darauf achten, dass du in deiner Mannschaft klar definierst, was die Absicht und die Mentalität hinter OKR ist, um Missverständnissen und Widerständen vorzubeugen.

Wenn du bereit bist, den erläuterten Grundsätzen zu folgen, dann steht einem erfolgreichen OKR-Management nichts mehr im Wege und du kannst direkt durchstarten!

Wie findest du das System und bist du bereits damit in Berührung gekommen?

Wenn du dich für weitere moderne Arbeitsmethoden interessierst, dann schau doch in diesem Blogartikel vorbei – bei working out loud dreht sich alles um erfolgreiches kollaboratives Arbeiten!

Zum working out loud Artikel!