KANBAN – endlich Struktur im Aufgabenchaos!

Jeder bei exgenio weiß: Mein Kanban-Board ist mir heilig! Wenn ich morgens ins Büro komme ist es zwar – nach der Kaffeemaschine – „nur“ Station Nr.2, die ich aufsuche, dafür würde ich aber behaupten, die wichtigste zum Start in den Arbeitstag.

Mein Kanban-Board hilft mir, die Aufgaben und Prios für den Tag im Blick zu haben und zu steuern. Das schafft nicht nur Ordnung, es sorgt ganz automatisch auch dafür, dass nichts ins Nirwana gerät.

Falls du noch nie etwas von Kanban gehört oder damit gearbeitet hast oder auf der Suche nach ein paar Tipps und Tricks bist, dann hilft dir dieser Artikel bestimmt dabei, deine richtige Kanban-Strategie zu finden!

Was ist Kanban?

Kanban ist eine Methode aus dem Lean Management zur Strukturierung von Arbeitsschritten und größeren Prozessen. Aus dem Japanischen kommend bedeutet das Wort „Board“ oder „Schild“ und genau das ist bei dieser Methode auch Programm!

Auf einem visuellen Board sortierst du deine Aufgaben klassischerweise in drei große Felder: to do, doing und done. Diese simple Einteilung sorgt dafür, dass du deine Prioritäten für den Tag genau kennst. Zudem hast du immer im Blick, was die nächste Zeit ansteht. Ein viertes Feld, das sogenannte Backlog, enthält zudem Aufgaben oder Projekte die aktuell keine Priorität haben, irgendwann aber wichtig werden und ins to do Feld wandern können.

Das Tool eignet sich für dich als One-Wo-Man-Business oder auch zur Organisation von Teams und Abteilungen. Wichtig ist, dass es klare Regeln und Verbindlichkeiten für die Nutzung des Tools geben sollte, um wirklich erfolgreich damit arbeiten zu können.

Welche Bedeutung haben die einzelnen Kanban-Felder?

Die Felder deines Boards haben jeweils eine ganz bestimmte Bedeutung, die du vor dem Start kennen solltest.

Backlog

Hier sind die Aufgaben und Projekte gesammelt, die von der Priorität und der Dringlichkeit eher gering einzuordnen sind.

To do

Hier finden sich Aufgaben mit hoher Priorität aber geringerer Dringlichkeit.

Doing

Dieser Blog steht für das aktuelle Tagesgeschäft, das oberste Priorität und höchste Dringlichkeit hat.

Done

Hier kommen alle abgeschlossenen Aufgaben hin – denke dran, diesen Blog regelmäßig auszusortieren, um den Überblick nicht zu verlieren.

Wie arbeite ich mit Kanban?

Du kennst jetzt die Bedeutung deiner verschiedenen Board-Felder und bist bereit, loszulegen. Entscheide dich zunächst, ob du mit einem digitalen oder analogen Board arbeiten möchtest. Für den Start ist letzteres vielleicht besser geeignet, um schnell ein Gefühl für das Tool zu bekommen. Aber das ist letztlich eine Sache der persönlichen Präferenz.

Angenommen, du hast ein analoges Whiteboard oder etwas Ähnliches vor dir. Trenne zuerst drei (oder vier, falls du mit einem Backlog arbeiten möchtest) gleichgroße Bereiche ab und beschrifte sie mit to do, doing und done. Als nächstes nimmst du dir einen Packen Post it’s und schreibst alle Aufgaben, die dir einfallen, auf. Jede Aufgabe bekommt ein eigenes Post it.

Hast du deine Aufgaben gesammelt, kannst du anfangen, sie in die Felder einzusortieren. Gehe dabei nach Dringlichkeit vor und manchmal hilft es auch, auf das eigene Bauchgefühl zu hören: Dieser eine Vertriebs-Call, um den man schon seit Tagen herumtänzelt? Sollte heute geschehen, also kommt er in den doing-Block. Die Mail an den Kollegen aus der Technik ist zwar wichtig, kann aber noch warten? Kommt in den to do-Bereich. Die Vorbereitung für die Urlaubsvertretung hat auch noch ein paar Tage Zeit, also auch in den to do-Block.

Im Prinzip durchwandert jetzt eine Aufgabe alle Bereiche. Zuerst kommt sie ins to do-Feld, springt bei Bedarf ins doing und dann beim erfolgreichen Abschluss ins done. Aus dem Backlog ziehst du dir rechtzeitig neue Aufgaben, um keinen Leerlauf zu haben. So entsteht eine effektive Prozesskette, die du dauernd verbessern und an deine Bedürfnisse anpassen kannst – mit der Zeit groovst du dich mit deinem Board ein und lernst kennen, worauf es ankommt.

Ein Tipp, der mir sehr am Herzen liegt, ist übrigens: Begrenzung. Achte also darauf, dass die einzelnen Felder eine zahlenmäßige Beschränkung an Aufgaben haben sollte. Also zum Beispiel nur 3 Post it’s im Doing-Feld. Hier entscheidet jeder selbst, wieviel er sich zutraut und was für den individuellen Arbeitstag realistisch ist – mit der Zeit bekommst du ein Gefühl für das richtige Maß an Arbeitslast.

Ein paar wichtige Regeln und Tipps für die Arbeit mit Kanban

• Es muss festgelegt sein, wie viele Arbeitspakete je in einem Block sein dürfen, um keine Überbelastung zu provozieren
• Halte den „doing“-Block möglichst schlank, um den Fokus nicht zu verlieren
• Arbeitest du in einem Team gemeinsam an einem Board, sollte jeder verbindlich integriert sein
• Bei einem Team-Kanban sollte es außerdem einen Verantwortlichen geben, der das Board pflegt und aktuell hält – und auch mal nachhakt, wenn etwas ins Stocken gerät
• Solltest du einen Backlog nutzen wollen, solltest du ihn priorisieren – damit dir immer klar ist, welches Projekt als nächstes in den to do-Blog rutscht
• Ein letzter Tipp für die Psychohygiene: Schreibe dein Kanban Board freitags, um am Wochenende den Kopf frei zu haben und am Montagmorgen gleich richtig durchstarten zu können.

Die Vorteile von Kanban

• Verhindert Multitasking (was Effizienz kostet)
• Fokus aufs Wesentliche (nach Lean Management)
• Sichtbarkeit und Transparent der Prioritäten fürs Team durch Kanban Boards
• Umsetzungsprozesse werden einfach sichtbar gemacht durch die Phasendarstellung auf den Boards
• Leicht zu integrieren
• Das wohl simpelste Organisations-Tool, das ich kenne!

Kanntest du Kanban schon? Mir hat das Tool unglaublich dabei geholfen, meine vollgepackten Arbeitstage sortiert zu bekommen und dabei die nächsten Schritte in verschiedenen Projekten im Blick zu behalten.

Falls dich das überordnete Prinzip von Kanban interessiert, solltest du dir meinen Artikel zu Lean Management ansehen. Darin lernst du alles über schlanke Prozesse!