{"id":5159,"date":"2020-08-17T14:34:56","date_gmt":"2020-08-17T12:34:56","guid":{"rendered":"https:\/\/exgenio.com\/?p=5159"},"modified":"2025-04-24T12:04:51","modified_gmt":"2025-04-24T10:04:51","slug":"kanban-endlich-struktur-im-aufgabenchaos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/exgenio.com\/de\/kanban-endlich-struktur-im-aufgabenchaos\/","title":{"rendered":"KANBAN \u2013 endlich Struktur im Aufgabenchaos!"},"content":{"rendered":"\n

Jeder bei exgenio wei\u00df: Mein Kanban-Board ist mir heilig<\/strong>! Wenn ich morgens ins B\u00fcro komme ist es zwar \u2013 nach der Kaffeemaschine \u2013 \u201enur\u201c Station Nr.2, die ich aufsuche, daf\u00fcr w\u00fcrde ich aber behaupten, die wichtigste zum Start in den Arbeitstag<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Mein Kanban-Board hilft mir, die Aufgaben und Prios f\u00fcr den Tag im Blick zu haben<\/strong> und zu steuern. Das schafft nicht nur Ordnung<\/strong>, es sorgt ganz automatisch auch daf\u00fcr, dass nichts ins Nirwana ger\u00e4t<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Falls du noch nie etwas von Kanban geh\u00f6rt oder damit gearbeitet hast oder auf der Suche nach ein paar Tipps und Tricks<\/strong> bist, dann hilft dir dieser Artikel bestimmt dabei, deine richtige Kanban-Strategie<\/strong> zu finden!<\/p>\n\n\n\n

\n\n\n\n

Was ist Kanban?<\/h3>\n\n\n\n

Kanban ist eine Methode aus dem Lean Management<\/a> zur Strukturierung von Arbeitsschritten und gr\u00f6\u00dferen Prozessen<\/strong>. Aus dem Japanischen kommend bedeutet das Wort \u201eBoard\u201c oder \u201eSchild\u201c und genau das ist bei dieser Methode auch Programm!<\/p>\n\n\n\n

Auf einem visuellen Board sortierst du deine Aufgaben klassischerweise in drei gro\u00dfe Felder: to do, doing und done<\/strong>. Diese simple Einteilung sorgt daf\u00fcr, dass du deine Priorit\u00e4ten f\u00fcr den Tag<\/strong> genau kennst. Zudem hast du immer im Blick, was die n\u00e4chste Zeit ansteht. Ein viertes Feld, das sogenannte Backlog<\/strong>, enth\u00e4lt zudem Aufgaben oder Projekte die aktuell keine Priorit\u00e4t<\/strong> haben, irgendwann aber wichtig werden und ins to do Feld wandern k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

Das Tool eignet sich f\u00fcr dich als One-Wo-Man-Business<\/strong> oder auch zur Organisation von Teams und Abteilungen<\/strong>. Wichtig ist, dass es klare Regeln und Verbindlichkeiten f\u00fcr die Nutzung des Tools<\/strong> geben sollte, um wirklich erfolgreich damit arbeiten zu k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

\n\n\n\n

\"\"
Ob der Doing-Bereich hier wohl zu vollgepackt ist?!<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n\n

\n\n\n\n

Welche Bedeutung haben die einzelnen Kanban-Felder?<\/h3>\n\n\n\n

Die Felder deines Boards haben jeweils eine ganz bestimmte Bedeutung<\/strong>, die du vor dem Start kennen solltest.<\/p>\n\n\n\n

Backlog<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Hier sind die Aufgaben und Projekte gesammelt, die von der Priorit\u00e4t und der Dringlichkeit eher gering einzuordnen sind.<\/p>\n\n\n\n

To do<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Hier finden sich Aufgaben mit hoher Priorit\u00e4t aber geringerer Dringlichkeit.<\/p>\n\n\n\n

Doing<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Dieser Blog steht f\u00fcr das aktuelle Tagesgesch\u00e4ft, das oberste Priorit\u00e4t und h\u00f6chste Dringlichkeit hat.<\/p>\n\n\n\n

Done<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Hier kommen alle abgeschlossenen Aufgaben hin \u2013 denke dran, diesen Blog regelm\u00e4\u00dfig auszusortieren, um den \u00dcberblick nicht zu verlieren.<\/p>\n\n\n\n

\n\n\n\n

Wie arbeite ich mit Kanban?<\/h3>\n\n\n\n

Du kennst jetzt die Bedeutung deiner verschiedenen Board-Felder und bist bereit, loszulegen. Entscheide dich zun\u00e4chst, ob du mit einem digitalen oder analogen Board arbeiten<\/strong> m\u00f6chtest. F\u00fcr den Start ist letzteres vielleicht besser geeignet, um schnell ein Gef\u00fchl f\u00fcr das Tool zu bekommen. Aber das ist letztlich eine Sache der pers\u00f6nlichen Pr\u00e4ferenz<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Angenommen, du hast ein analoges Whiteboard oder etwas \u00c4hnliches<\/strong> vor dir. Trenne zuerst drei<\/strong> (oder vier, falls du mit einem Backlog arbeiten m\u00f6chtest) gleichgro\u00dfe Bereiche ab<\/strong> und beschrifte sie mit to do, doing und done<\/strong>. Als n\u00e4chstes nimmst du dir einen Packen Post it\u2019s und schreibst alle Aufgaben, die dir einfallen, auf. Jede Aufgabe bekommt ein eigenes Post it<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Hast du deine Aufgaben gesammelt, kannst du anfangen, sie in die Felder einzusortieren. Gehe dabei nach Dringlichkeit vor <\/strong>und manchmal hilft es auch, auf das eigene Bauchgef\u00fchl zu h\u00f6ren<\/strong>: Dieser eine Vertriebs-Call, um den man schon seit Tagen herumt\u00e4nzelt? Sollte heute geschehen, also kommt er in den doing-Block. Die Mail an den Kollegen aus der Technik ist zwar wichtig, kann aber noch warten? Kommt in den to do-Bereich. Die Vorbereitung f\u00fcr die Urlaubsvertretung hat auch noch ein paar Tage Zeit, also auch in den to do-Block.<\/p>\n\n\n\n

Im Prinzip durchwandert jetzt eine Aufgabe alle Bereiche<\/strong>. Zuerst kommt sie ins to do-Feld, springt bei Bedarf ins doing und dann beim erfolgreichen Abschluss ins done. Aus dem Backlog ziehst du dir rechtzeitig neue Aufgaben, um keinen Leerlauf zu haben. So entsteht eine effektive Prozesskette<\/strong>, die du dauernd verbessern und an deine Bed\u00fcrfnisse anpassen kannst \u2013 mit der Zeit groovst du dich mit deinem Board ein und lernst kennen, worauf es ankommt<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Ein Tipp, der mir sehr am Herzen liegt, ist \u00fcbrigens: Begrenzung. Achte also darauf, dass die einzelnen Felder eine zahlenm\u00e4\u00dfige Beschr\u00e4nkung an Aufgaben haben sollte<\/strong>. Also zum Beispiel nur 3 Post it\u2019s im Doing-Feld. Hier entscheidet jeder selbst, wieviel er sich zutraut und was f\u00fcr den individuellen Arbeitstag realistisch ist \u2013 mit der Zeit bekommst du ein Gef\u00fchl f\u00fcr das richtige Ma\u00df an Arbeitslast<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

\n\n\n\n

Ein paar wichtige Regeln und Tipps f\u00fcr die Arbeit mit Kanban<\/h3>\n\n\n\n